← सर्व ट्रान्सपोर्ट मार्गदर्शक पाहा•7 min read

Excel किंवा जुन्या सॉफ्टवेअरवरून ट्रान्सपोर्ट सॉफ्टवेअरवर कसे जावे: टप्प्याटप्प्याने

लेखक: Sahil Suthar · प्रकाशित: ४ नोव्हें, २०२६ · अपडेट: ४ नोव्हें, २०२६

महत्त्वाचे मुद्दे (Executive Summary)

Excel किंवा जुन्या सिस्टममधून ट्रान्सपोर्ट सॉफ्टवेअरवर जाणे हे पाच टप्प्यांचे काम आहे: काय आणायचे ते ठरवा, शीट साफ करा, कट-ओव्हर तारीख निवडा, फाइल सोपवा आणि शीट बंद करण्यापूर्वी शिल्लक रक्कम जुळवा. पार्टी, गाड्या, ड्रायव्हर आणि ओपनिंग बॅलन्स आणा. वर्षानुवर्षांच्या जुन्या LR पुन्हा भरू नका आणि जुन्या फाइल्स पुसू नका: GST रेकॉर्ड 72 महिने ठेवावे लागतात.

1. शीट आणि डायरी कधी निकामी ठरतात

सुरुवातीच्या काही ट्रकसाठी शीट चालते. अडचण तेव्हा सुरू होते जेव्हा एकच पार्टी तीन प्रकारे लिहिलेली असते, फॉर्म्युले फक्त एकाच व्यक्तीला समजतात, कोणती थकबाकी 60 दिवसांची जुनी आहे हे कोणाला माहीत नसते, बिल क्रमांक सुटतात किंवा पुन्हा येतात, आणि गाडीचा विमा किंवा परमिट संपण्यापूर्वी कोणतीही सूचना मिळत नाही. असे होत असेल तर बदलण्याची वेळ आली आहे. तुमचे काही चुकले असे नाही.

2. काय आणायचे आणि काय मागे ठेवायचे ते ठरवा

मास्टर डेटा आणि जे अजून खुले आहे तेच आणा: - पार्टी: नाव, GSTIN, फोन, पत्ता. - गाड्या: क्रमांक, प्रकार, आणि RC, विमा, फिटनेस व परमिटच्या मुदत संपण्याच्या तारखा. - ड्रायव्हर: नाव, फोन, लायसन्सचा तपशील. - ओपनिंग बॅलन्स: कट-ओव्हर तारखेला प्रत्येक पार्टीकडून तुम्हाला किती घ्यायचे आणि ट्रक मालकांना तुम्हाला किती द्यायचे. वर्षानुवर्षांच्या जुन्या LR पुन्हा भरू नका. त्या पाहण्यासाठी जुन्या फाइलमध्ये ठेवा. CGST कायद्याच्या कलम 36 नुसार हिशोब आणि रेकॉर्ड त्या वर्षाच्या वार्षिक रिटर्नच्या देय तारखेपासून 72 महिने ठेवावे लागतात (कार्यवाही सुरू असल्यास अधिक), म्हणून जुन्या फाइल्स जपून ठेवा, पुसू नका.

3. फाइल सोपवण्यापूर्वी शीट साफ करा

स्वच्छ डेटामुळे प्रश्न कमी येतात आणि एंट्री जलद होते: - प्रत्येक पार्टी, गाडी किंवा ड्रायव्हरची एक ओळ. - प्रत्येक पार्टीचे एकच स्पेलिंग. "श्री राम ट्रेडर्स" आणि "Sri Ram Trdrs" ही एकच पार्टी आहे. - GSTIN 15 अक्षरांचा असतो. फोन नंबर 10 अंकी, मोकळी जागा नसलेला. - तारीख एकाच स्वरूपात, उदा. DD-MM-YYYY. - रक्कम फक्त अंकांत, सेलमध्ये "Rs" किंवा रुपयाचे चिन्ह लिहू नका. - दुहेरी ओळी काढा. एखादी माहिती नसेल तर "NA" किंवा "?" लिहिण्याऐवजी सेल रिकामा ठेवा. ती .xlsx किंवा .csv मध्ये सेव्ह करा. जुने सॉफ्टवेअर Excel किंवा CSV मध्ये एक्सपोर्ट करू शकत असेल तर तिथून एक्सपोर्ट करून तीच फाइल द्या.

4. कट-ओव्हर तारीख निवडा आणि फाइल पाठवा

कट-ओव्हर तारीख म्हणजे ज्या दिवसापासून तुम्ही जुन्या शीटमध्ये लिहिणे थांबवून नव्या सिस्टममध्ये सुरू करता. महिन्याची 1 तारीख किंवा नव्या आर्थिक वर्षाची 1 एप्रिल अशी स्पष्ट तारीख असेल तर शिल्लक तपासणे सोपे जाते. त्या तारखेला जुनी शीट फ्रीज करा, प्रत्येक पार्टीची शिल्लक नोंदवा आणि फाइल पाठवा. Bilty इतर कोणत्याही सॉफ्टवेअरशी जोडले जात नाही. तुम्ही Excel किंवा CSV फाइल पाठवता, Bilty टीम ती तपासते, काही स्पष्ट नसेल तर तुम्हाला विचारते आणि डेटा तुमच्या अकाउंटमध्ये हाताने भरते. फोटो, PDF, Word फाइल आणि हाताने लिहिलेली पाने स्वीकारली जात नाहीत.

5. शिल्लक जुळवा, मग शीट बंद करा

अकाउंट तयार झाल्यावर त्यावर विसंबण्यापूर्वी तपासा. काही पार्टी उघडून त्यांची शिल्लक तुमच्या शीटशी जुळवा. गाड्या आणि ड्रायव्हरची मोजणी करा आणि काही मुदत संपण्याच्या तारखा पाहा. पहिले एक-दोन आठवडे नवे लोड Bilty मध्ये भरा आणि पार्टीची एकूण शिल्लक एक-दोनदा जुन्या शीटशी जुळवा. आकडे जुळले की शीटमध्ये लिहिणे थांबवा, ती फक्त वाचण्यासाठी (read-only) करा आणि एक प्रत सुरक्षित ठेवा. नवी एंट्री फक्त एकाच ठिकाणी घेतली गेली तर स्टाफ जुन्या सवयीकडे परतण्याची शक्यता कमी राहते.

प्रत्येक पायरीवर Bilty कसे मदत करते

नवीन सिस्टीममध्ये तुमच्या शीटमधील प्रत्येक कॉलमसाठी जागा आधीच असेल तर बदल सोपा होतो. तुमच्या शीटचा प्रत्येक भाग Bilty मध्ये कुठे जातो ते पाहा.

पार्टी लिस्ट आणि ओपनिंग बॅलन्स
प्रत्येक पार्टी GSTIN आणि पत्त्यासह एक रेकॉर्ड बनते. तुम्ही पुढे आणलेले ओपनिंग बॅलन्स पार्टी लेजरमध्ये दिसते, त्यामुळे जुनी थकबाकी राहून जात नाही.
पार्टी लेजर पाहा →
ट्रक आणि ड्रायव्हर
ट्रक नंबर आणि ड्रायव्हरची माहिती एकाच ठिकाणी राहते, आणि RC, विमा, फिटनेस व परमिटच्या तारखा ट्रॅक होतात, म्हणजे RTO च्या आधी तुम्हाला एक्सपायरी दिसते.
ट्रकची कागदपत्रे पाहा →
पुढील लोड, LR आणि बिल
कट-ओव्हरच्या तारखेपासून नवीन लोड आणि LR Bilty मध्ये नोंदवले जातात आणि बिलांना क्रमाने नंबर मिळतात, त्यामुळे जुन्या शीटमध्ये नवीन ओळी जोडणे थांबते.
LR आणि लोड एन्ट्री पाहा →

Bilty वर येणे सोपे आहे

सध्या Excel किंवा डायरीत हिशेब ठेवता? आम्ही तो तुमच्यासाठी Bilty मध्ये नोंदवू.

कोणताही सेटअप नाही, दुसऱ्या सॉफ्टवेअरशी कनेक्शनही नाही. तुमचा डेटा Excel किंवा CSV फाइलमध्ये पाठवा. आमची टीम तो तपासून तुमच्या Bilty अकाउंटमध्ये हाताने नोंदवेल.

कसे होते

1. फाइल पाठवा
तुमची Excel किंवा CSV फाइल आमच्या टीमला पाठवा. विस्कळीत कॉलम चालतील.
2. आम्ही तपासतो
आम्ही डुप्लिकेट आणि राहिलेली माहिती पाहतो, आणि काही स्पष्ट नसेल तर तुम्हाला विचारतो.
3. आम्ही डेटा भरतो
आमची टीम ते तुमच्या अकाउंटमध्ये टाइप करते. तुम्ही लॉग इन करा, रेकॉर्ड तयार मिळतील.

फाइलमध्ये काय ठेवावे

पार्टी: नाव, GSTIN, फोन, पत्ता
गाड्या: नंबर, प्रकार, RC / विमा / परमिटच्या तारखा
ड्रायव्हर: नाव, फोन, लायसन्सचे तपशील
आज प्रत्येक पार्टीचे किती बाकी आहे (ओपनिंग बॅलन्स)

कोणती फाइल चालेल

Excel (.xlsx)
CSV (.csv)

फोटो
PDF
Word फाइल
हाताने लिहिलेली पाने

आमच्या तज्ञांशी बोला

कॉल हवा आहे का?

तुमचा नंबर द्या, आम्ही तुम्हाला कॉल करू.

कॉल फक्त

15 मिनिटांत

ट्रान्सपोर्ट

तज्ञ

कोणताही स्पॅम नाही,

कधीच नाही

आमच्या मोफत टूलचा वापर करून हे प्रत्यक्षात आणा

कोणताही डेटा साठवला न जाता, थेट तुमच्या ब्राउझरमध्ये पडताळलेली कागदपत्रे तयार करा.

Bilty वर तुमचे ट्रान्सपोर्ट वर्कस्पेस मोफत सुरू करा →

नेहमी विचारले जाणारे प्रश्न (FAQs)

मी Tally किंवा इतर जुन्या सॉफ्टवेअरवरून येऊ शकतो का?

हो, जुने सॉफ्टवेअर तुमची पार्टी, गाड्या किंवा शिल्लक Excel किंवा CSV मध्ये एक्सपोर्ट करू शकत असेल तर ती फाइल पाठवा. Bilty इतर सॉफ्टवेअरशी जोडले जात नाही, त्यामुळे आमची टीम तुमच्या फाइलमधून डेटा हाताने भरते.

जुन्या LR आणि बिलेही आणावी लागतील का?

नाही. पार्टी, गाड्या, ड्रायव्हर आणि ओपनिंग बॅलन्स आणा, मग कट-ओव्हर तारखेपासून नव्या सिस्टममध्ये काम करा. जुन्या LR आणि बिले तुमच्या आर्काइव्हमध्ये ठेवा, कारण CGST कायद्याच्या कलम 36 नुसार रेकॉर्ड 72 महिने ठेवावे लागतात.

माझी मूळ शीट हरवेल का?

नाही. तुम्ही एक प्रत पाठवता, त्यामुळे मूळ फाइल तुमच्याकडेच राहते. मूळ फाइल जशीच्या तशी तुमच्या रेकॉर्डसाठी ठेवा आणि पाठवण्यासाठी फक्त प्रत वापरा.

बदलाला किती वेळ लागतो?

हे तुमच्या फाइलमध्ये किती पार्टी, गाड्या आणि ड्रायव्हर आहेत आणि फाइल किती स्वच्छ आहे यावर अवलंबून असते. स्वच्छ फाइल लवकर होते. फाइल पाठवताना टीमकडून अंदाज विचारून घ्या.