Skip to content
Bilty — Transport ERP
ફ્રી ટ્રાયલ
← બધી ટ્રાન્સપોર્ટ માર્ગદર્શિકા પર પાછા જાઓ•7 min read

Excel કે જૂના સોફ્ટવેરથી ટ્રાન્સપોર્ટ સોફ્ટવેર પર કેવી રીતે જવું: સ્ટેપ-બાય-સ્ટેપ

લેખક: Sahil Suthar · પ્રકાશિત: 4 નવે, 2026 · અપડેટ: 4 નવે, 2026

મુખ્ય મુદ્દા (Executive Summary)

Excel કે જૂના સિસ્ટમથી ટ્રાન્સપોર્ટ સોફ્ટવેર પર જવું પાંચ પગલાંનું કામ છે: શું લાવવું તે નક્કી કરો, શીટ સાફ કરો, કટ-ઓવર તારીખ પસંદ કરો, ફાઇલ સોંપો, અને શીટ બંધ કરતાં પહેલાં બેલેન્સ મેળવો. પાર્ટી, ગાડી, ડ્રાઇવર અને ઓપનિંગ બેલેન્સ લાવો. વર્ષો જૂની LR ફરીથી ન ભરો અને જૂની ફાઇલો ન કાઢો: GST રેકોર્ડ 72 મહિના રાખવા પડે છે.

1. શીટ અને ડાયરી ક્યારે કામ કરતી બંધ થાય છે

શરૂઆતની થોડી ગાડીઓ માટે શીટ ચાલે છે. મુશ્કેલી ત્યારે શરૂ થાય જ્યારે એક જ પાર્ટી ત્રણ રીતે લખાઈ હોય, ફોર્મ્યુલા ફક્ત એક જ વ્યક્તિ સમજતી હોય, કયું બાકી 60 દિવસ જૂનું છે તે કોઈને ખબર ન હોય, બિલ નંબર છૂટે કે બેવડાય, અને ગાડીનો વીમો કે પરમિટ પૂરી થતાં પહેલાં કોઈ ચેતવણી ન મળે. આવું લાગે તો બદલવાનો સમય આવ્યો છે. તમે કંઈ ખોટું કર્યું એવું નથી.

2. નક્કી કરો શું લાવવું (અને શું પાછળ છોડવું)

માસ્ટર ડેટા અને જે હજી ખુલ્લું છે તે જ લાવો: - પાર્ટી: નામ, GSTIN, ફોન, સરનામું. - ગાડી: નંબર, પ્રકાર, અને RC, વીમો, ફિટનેસ તથા પરમિટની પૂરી થવાની તારીખ. - ડ્રાઇવર: નામ, ફોન, લાઇસન્સની વિગત. - ઓપનિંગ બેલેન્સ: કટ-ઓવર તારીખે દરેક પાર્ટીનું તમારે લેવાનું, અને ટ્રક માલિકોને તમારે આપવાનું. વર્ષો જૂની LR ફરીથી ન ભરો. તેને જૂની ફાઇલમાં જોવા માટે રાખો. CGST અધિનિયમની કલમ 36 મુજબ હિસાબ અને રેકોર્ડ તે વર્ષના વાર્ષિક રિટર્નની નિયત તારીખથી 72 મહિના રાખવા પડે છે (કાર્યવાહી ચાલુ હોય તો વધુ), એટલે જૂની ફાઇલો સાચવી રાખો, કાઢશો નહીં.

3. ફાઇલ સોંપતા પહેલાં શીટ સાફ કરો

સાફ ડેટાથી સવાલો ઓછા થાય છે અને એન્ટ્રી ઝડપી થાય છે: - દરેક પાર્ટી, ગાડી કે ડ્રાઇવરની એક પંક્તિ. - દરેક પાર્ટીની એક જ જોડણી. "શ્રી રામ ટ્રેડર્સ" અને "Sri Ram Trdrs" એક જ પાર્ટી છે. - GSTIN 15 અક્ષરનો હોય છે. ફોન નંબર 10 અંકનો, જગ્યા વગર. - તારીખ એક જ ફોર્મેટમાં, જેમ કે DD-MM-YYYY. - રકમ ફક્ત આંકડામાં, સેલમાં "Rs" કે રૂપિયાની નિશાની ન લખો. - બેવડી પંક્તિઓ કાઢો. કોઈ વિગત ન હોય તો "NA" કે "?" લખવાને બદલે સેલ ખાલી છોડો. તેને .xlsx કે .csv માં સેવ કરો. જૂનું સોફ્ટવેર Excel કે CSV માં એક્સપોર્ટ કરી શકતું હોય તો ત્યાંથી એક્સપોર્ટ કરીને તે જ ફાઇલ આપો.

4. કટ-ઓવર તારીખ પસંદ કરો અને ફાઇલ મોકલો

કટ-ઓવર તારીખ એટલે જે દિવસથી તમે જૂની શીટમાં લખવાનું બંધ કરી નવા સિસ્ટમમાં શરૂ કરો. મહિનાની 1 તારીખ કે નવા નાણાકીય વર્ષની 1 એપ્રિલ જેવી સ્પષ્ટ તારીખથી બેલેન્સ તપાસવા સહેલા રહે છે. તે તારીખે જૂની શીટ ફ્રીઝ કરો, દરેક પાર્ટીનું બેલેન્સ નોંધો અને ફાઇલ મોકલો. Bilty બીજા કોઈ સોફ્ટવેર સાથે જોડાતું નથી. તમે Excel કે CSV ફાઇલ મોકલો છો, Bilty ટીમ તેને તપાસે છે, કંઈ સ્પષ્ટ ન હોય તો તમને પૂછે છે, અને ડેટા તમારા એકાઉન્ટમાં હાથે દાખલ કરે છે. ફોટા, PDF, Word ફાઇલ અને હાથે લખેલા પાના સ્વીકારાતા નથી.

5. બેલેન્સ મેળવો, પછી શીટ બંધ કરો

એકાઉન્ટ તૈયાર થાય એટલે તેના પર ભરોસો કરતાં પહેલાં તપાસો. થોડી પાર્ટીઓ ખોલીને તેમનું બેલેન્સ તમારી શીટ સાથે મેળવો. ગાડીઓ અને ડ્રાઇવરોની ગણતરી કરો અને થોડી એક્સપાયરી તારીખ જુઓ. પહેલા એક-બે અઠવાડિયા નવા લોડ Bilty માં દાખલ કરો અને પાર્ટીના કુલ બેલેન્સ એક-બે વાર જૂની શીટ સાથે મેળવો. આંકડા મળી જાય ત્યારે શીટમાં લખવાનું બંધ કરો, તેને ફક્ત વાંચવા માટે (read-only) બનાવો અને એક નકલ સુરક્ષિત રાખો. નવી એન્ટ્રી ફક્ત એક જ જગ્યાએ લેવાય તો સ્ટાફ જૂની ટેવ પર પાછો જવાની શક્યતા ઓછી રહે છે.

દરેક પગલામાં Bilty કેવી રીતે મદદ કરે છે

નવી સિસ્ટમમાં તમારી શીટના દરેક કૉલમ માટે જગ્યા પહેલેથી હોય તો બદલાવ સહેલો બને છે. તમારી શીટનો દરેક ભાગ Bilty માં ક્યાં જાય છે, તે જુઓ.

  1. પાર્ટી લિસ્ટ અને ઓપનિંગ બેલેન્સ

    દરેક પાર્ટી GSTIN અને સરનામા સાથે એક રેકોર્ડ બની જાય છે. તમે લાવેલું ઓપનિંગ બેલેન્સ પાર્ટી લેજરમાં દેખાય છે, એટલે જૂનું બાકી રહી જતું નથી.

    પાર્ટી લેજર જુઓ →

  2. ટ્રક અને ડ્રાઇવર

    ટ્રક નંબર અને ડ્રાઇવરની માહિતી એક જ જગ્યાએ રહે છે, અને RC, વીમો, ફિટનેસ અને પરમિટની તારીખો ટ્રેક થાય છે, જેથી RTO પહેલાં તમને એક્સપાયરી દેખાય.

    ટ્રકના દસ્તાવેજ જુઓ →

  3. આગળના લોડ, LR અને બિલ

    કટ-ઓવરની તારીખથી નવા લોડ અને LR Bilty માં નોંધાય છે અને બિલ ક્રમમાં નંબર મેળવે છે, એટલે જૂની શીટમાં નવી લાઇન ઉમેરવાનું બંધ થઈ જાય છે.

    LR અને લોડ એન્ટ્રી જુઓ →

Bilty પર આવવું સહેલું છે

હાલમાં Excel કે ડાયરીમાં હિસાબ રાખો છો? અમે તે તમારા માટે Bilty માં નોંધી આપીશું.

કોઈ સેટઅપ નહીં, બીજા સૉફ્ટવેર સાથે કનેક્શન પણ નહીં. તમારો ડેટા Excel કે CSV ફાઇલમાં મોકલો. અમારી ટીમ તેને તપાસીને તમારા Bilty એકાઉન્ટમાં હાથે નોંધશે.

કેવી રીતે થાય છે

  1. 1. ફાઇલ મોકલો

    તમારી Excel કે CSV ફાઇલ અમારી ટીમને મોકલો. અવ્યવસ્થિત કૉલમ ચાલશે.

  2. 2. અમે તપાસીએ છીએ

    અમે ડુપ્લિકેટ અને ખૂટતી માહિતી જોઈએ છીએ, અને કંઈ સ્પષ્ટ ન હોય તો તમને પૂછીએ છીએ.

  3. 3. અમે ડેટા ભરીએ છીએ

    અમારી ટીમ તેને તમારા એકાઉન્ટમાં ટાઇપ કરે છે. તમે લૉગ ઇન કરો, રેકોર્ડ તૈયાર મળશે.

ફાઇલમાં શું રાખવું

  • પાર્ટી: નામ, GSTIN, ફોન, સરનામું
  • ટ્રક: નંબર, પ્રકાર, RC / વીમો / પરમિટની તારીખો
  • ડ્રાઇવર: નામ, ફોન, લાઇસન્સની વિગતો
  • આજે દરેક પાર્ટીનું કેટલું બાકી છે (ઓપનિંગ બેલેન્સ)

કઈ ફાઇલ ચાલશે

  • Excel (.xlsx)
  • CSV (.csv)
  • ફોટા
  • PDF
  • Word ફાઇલ
  • હાથે લખેલા પાનાં
અમારા નિષ્ણાતો સાથે વાત કરો

કૉલ પસંદ છે?

તમારો નંબર છોડો, અમે તમને કૉલ કરીશું.

Transport Specialist
+91
અમે ફક્ત તમારો સંપર્ક કરવા માટે આ નંબરનો ઉપયોગ કરીશું. ક્યારેય કોઈ સ્પામ નહીં.
કૉલ ફક્ત
15 મિનિટમાં
ટ્રાન્સપોર્ટ
નિષ્ણાતો
કોઈ સ્પામ નહીં,
ક્યારેય નહીં
અમારા મફત ટૂલથી તેનો અમલ કરો

કોઈ ડેટા સ્ટોર કર્યા વગર સીધા તમારા બ્રાઉઝરમાં વેરિફાઇડ દસ્તાવેજો બનાવો.

Bilty પર તમારું ટ્રાન્સપોર્ટ વર્કસ્પેસ મફત શરૂ કરો →

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો (FAQs)

શું હું Tally કે બીજા જૂના સોફ્ટવેરથી આવી શકું?

હા, જો જૂનું સોફ્ટવેર તમારી પાર્ટી, ગાડી કે બેલેન્સની માહિતી Excel કે CSV માં એક્સપોર્ટ કરી શકે તો તે ફાઇલ મોકલો. Bilty બીજા સોફ્ટવેર સાથે જોડાતું નથી, એટલે અમારી ટીમ તમારી ફાઇલમાંથી ડેટા હાથે દાખલ કરે છે.

શું જૂની LR અને બિલ પણ લાવવા પડશે?

ના. પાર્ટી, ગાડી, ડ્રાઇવર અને ઓપનિંગ બેલેન્સ લાવો, પછી કટ-ઓવર તારીખથી નવા સિસ્ટમમાં કામ કરો. જૂની LR અને બિલ તમારા આર્કાઇવમાં રાખો, કારણ કે CGST અધિનિયમની કલમ 36 મુજબ રેકોર્ડ 72 મહિના રાખવા પડે છે.

શું મારી અસલ શીટ ખોવાઈ જશે?

ના. તમે એક નકલ મોકલો છો, એટલે અસલ ફાઇલ તમારી પાસે જ રહે છે. અસલ ફાઇલને જેમ છે તેમ તમારા રેકોર્ડ માટે રાખો અને મોકલવા માટે ફક્ત નકલનો ઉપયોગ કરો.

બદલાવમાં કેટલો સમય લાગે છે?

તે તમારી ફાઇલમાં કેટલી પાર્ટી, ગાડી અને ડ્રાઇવર છે અને ફાઇલ કેટલી સાફ છે તેના પર આધાર રાખે છે. સાફ ફાઇલ ઝડપથી થાય છે. ફાઇલ મોકલતી વખતે ટીમને અંદાજ પૂછી લો.

સંબંધિત ટૂલ અને પેજ

ટ્રાન્સપોર્ટની અન્ય માર્ગદર્શિકા વાંચો:

Operations & Dispatch

બિલ્ટી (Bilti / LR / GR) એટલે શું? અર્થ, વિગતો, નકલો અને ફોર્મેટ

Operations & Dispatch

બિલ્ટી / LR નંબરથી માલ કેવી રીતે ટ્રેક કરવો: સ્ટેપ, ખોવાયેલી બિલ્ટી, POD

GST & Compliance

ગુડ્સ ટ્રાન્સપોર્ટ એજન્સી (GTA) પર GST: 5% RCM સામે 18% ફોરવર્ડ ચાર્જ (ITC સાથે)

બધા કન્સાઇનમેન્ટ Bilty પર સંભાળો

LR અને બિલ બનાવવા તથા પાર્ટી પાસેથી લેવાની રકમ પર નજર રાખવા તમારી ફ્રેટ બ્રોકરેજને જોઈતું બધું જ.

14 દિવસની મફત ટ્રાયલ શરૂ કરો →