Excel या पुराने सॉफ्टवेयर से ट्रांसपोर्ट सॉफ्टवेयर पर कैसे जाएँ: स्टेप-बाय-स्टेप

लेखक: Sahil Suthar · प्रकाशित: 4 नव॰ 2026 · अपडेट: 4 नव॰ 2026

मुख्य निष्कर्ष (Executive Summary)

Excel या पुराने सिस्टम से ट्रांसपोर्ट सॉफ्टवेयर पर जाना पाँच कदमों का काम है: क्या लाना है तय करें, शीट साफ करें, कट-ओवर तारीख चुनें, फ़ाइल सौंपें, और शीट बंद करने से पहले बैलेंस मिलाएँ। पार्टी, गाड़ी, ड्राइवर और ओपनिंग बैलेंस लाएँ। सालों पुरानी LR दोबारा न भरें और पुरानी फ़ाइलें न मिटाएँ: GST रिकॉर्ड 72 महीने रखने होते हैं।

1. शीट और डायरी कब काम करना बंद कर देती हैं

शुरू के कुछ ट्रकों के लिए शीट ठीक चलती है। दिक्कत तब शुरू होती है जब एक ही पार्टी तीन तरह से लिखी हो, फॉर्मूले सिर्फ एक आदमी समझता हो, किसी को पता न हो कि कौन-सा बकाया 60 दिन पुराना है, बिल नंबर छूटें या दोहराएँ, और गाड़ी का बीमा या परमिट खत्म होने से पहले कोई चेतावनी न मिले। ऐसा हो तो बदलने का समय आ गया है। इसका मतलब यह नहीं कि आपने कुछ गलत किया।

2. तय करें क्या लाना है (और क्या पीछे छोड़ना है)

मास्टर डेटा और जो अभी खुला है, वही लाएँ: - पार्टियाँ: नाम, GSTIN, फ़ोन, पता। - गाड़ियाँ: नंबर, टाइप, और RC, बीमा, फिटनेस व परमिट की एक्सपायरी तारीखें। - ड्राइवर: नाम, फ़ोन, लाइसेंस विवरण। - ओपनिंग बैलेंस: कट-ओवर तारीख पर हर पार्टी का आप पर/आपका पार्टी पर कितना बाकी है, और ट्रक मालिकों को कितना देना है। सालों पुरानी LR दोबारा न भरें। उन्हें पुरानी फ़ाइल में देखने के लिए रखें। CGST अधिनियम की धारा 36 के अनुसार खाते और रिकॉर्ड उस साल के वार्षिक रिटर्न की देय तारीख से 72 महीने रखने होते हैं (कार्यवाही चल रही हो तो इससे ज़्यादा), इसलिए पुरानी फ़ाइलें संभालकर रखें, मिटाएँ नहीं।

3. फ़ाइल सौंपने से पहले शीट साफ करें

साफ डेटा से सवाल कम होते हैं और एंट्री जल्दी होती है: - हर पार्टी, गाड़ी या ड्राइवर की एक पंक्ति। - हर पार्टी की एक ही स्पेलिंग। "श्री राम ट्रेडर्स" और "Sri Ram Trdrs" एक ही पार्टी है। - GSTIN 15 अक्षर का होता है। फ़ोन नंबर 10 अंकों का, बिना स्पेस। - तारीख एक ही फ़ॉर्मैट में, जैसे DD-MM-YYYY। - रकम सिर्फ़ अंकों में, सेल में "Rs" या रुपये का निशान न लिखें। - डुप्लिकेट पंक्तियाँ हटाएँ। कोई जानकारी न हो तो "NA" या "?" लिखने की जगह सेल खाली छोड़ें। इसे .xlsx या .csv में सेव करें। पुराना सॉफ्टवेयर Excel या CSV में एक्सपोर्ट कर सकता हो तो वहीं से एक्सपोर्ट करके वही फ़ाइल दें।

4. कट-ओवर तारीख चुनें और फ़ाइल भेजें

कट-ओवर तारीख वह दिन है जब आप पुरानी शीट में लिखना बंद करके नए सिस्टम में शुरू करते हैं। महीने की 1 तारीख, या नए वित्त वर्ष की 1 अप्रैल जैसी साफ तारीख से बैलेंस मिलाना आसान होता है। उस तारीख पर पुरानी शीट फ्रीज़ करें, हर पार्टी का बैलेंस नोट करें और फ़ाइल भेजें। Bilty किसी दूसरे सॉफ्टवेयर से कनेक्ट नहीं होता। आप Excel या CSV फ़ाइल भेजते हैं, Bilty टीम उसे जाँचती है, कुछ साफ़ न हो तो आपसे पूछती है, और डेटा आपके अकाउंट में हाथ से दर्ज करती है। फोटो, PDF, Word फ़ाइल और हाथ से लिखे पन्ने स्वीकार नहीं होते।

5. बैलेंस मिलाएँ, फिर शीट बंद करें

अकाउंट तैयार हो तो उस पर भरोसा करने से पहले जाँचें। कुछ पार्टियाँ खोलकर उनका बैलेंस अपनी शीट से मिलाएँ। गाड़ियों और ड्राइवरों की गिनती करें और कुछ एक्सपायरी तारीखें देखें। पहले एक-दो हफ्ते नए लोड Bilty में दर्ज करें और पार्टी के कुल बैलेंस एक-दो बार पुरानी शीट से मिलाएँ। आँकड़े मिल जाएँ तो शीट में लिखना बंद करें, उसे सिर्फ़ पढ़ने वाली (read-only) बना दें और एक कॉपी सुरक्षित रखें। जब नई एंट्री सिर्फ़ एक जगह ली जाए तो स्टाफ के पुरानी आदत पर लौटने की संभावना कम रहती है।

हर कदम पर Bilty कैसे मदद करता है

बदलाव तब आसान होता है जब नए सिस्टम में आपकी शीट के हर कॉलम की जगह पहले से हो। देखिए आपकी शीट का हर हिस्सा Bilty में कहाँ जाता है।

पार्टी लिस्ट और ओपनिंग बैलेंस
हर पार्टी GSTIN और पते के साथ एक रिकॉर्ड बन जाती है। आपका ओपनिंग बैलेंस पार्टी लेजर में दिखता है, इसलिए पुराना बकाया छूटता नहीं।
पार्टी लेजर देखें →
गाड़ियाँ और ड्राइवर
गाड़ी नंबर और ड्राइवर की जानकारी एक जगह रहती है, और RC, बीमा, फिटनेस व परमिट की तारीखें ट्रैक होती हैं, ताकि RTO से पहले आपको एक्सपायरी दिख जाए।
ट्रक दस्तावेज़ देखें →
आगे के लोड, LR और बिल
कट-ओवर की तारीख से नए लोड और LR Bilty में दर्ज होते हैं और बिल क्रम से नंबर पाते हैं, इसलिए पुरानी शीट में नई पंक्तियाँ जोड़ना बंद हो जाता है।
LR और लोड एंट्री देखें →

Bilty पर आना आसान है

अभी Excel या डायरी में हिसाब रखते हैं? हम उसे आपके लिए Bilty में दर्ज कर देंगे।

न कोई सेटअप, न किसी दूसरे सॉफ्टवेयर से कनेक्शन। अपना डेटा Excel या CSV फ़ाइल में भेज दीजिए। हमारी टीम उसे जाँचकर आपके Bilty अकाउंट में हाथ से दर्ज करेगी।

कैसे होता है

1. फ़ाइल भेजें
अपनी Excel या CSV फ़ाइल हमारी टीम को भेजें। बिखरे कॉलम चलेंगे।
2. हम जाँचते हैं
हम डुप्लिकेट और छूटी जानकारी देखते हैं, और कुछ साफ़ न हो तो आपसे पूछते हैं।
3. हम डेटा भरते हैं
हमारी टीम उसे आपके अकाउंट में भरती है। आप लॉग इन करें, रिकॉर्ड तैयार मिलेंगे।

फ़ाइल में क्या रखें

पार्टियाँ: नाम, GSTIN, फ़ोन, पता
गाड़ियाँ: नंबर, टाइप, RC / बीमा / परमिट की तारीखें
ड्राइवर: नाम, फ़ोन, लाइसेंस विवरण
आज हर पार्टी का कितना बाकी है (ओपनिंग बैलेंस)

कौन-सी फ़ाइल चलेगी

Excel (.xlsx)
CSV (.csv)

फोटो
PDF
Word फ़ाइल
हाथ से लिखे पन्ने

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अक्सर पूछे जाने वाले सवाल (FAQs)

क्या मैं Tally या दूसरे पुराने सॉफ्टवेयर से आ सकता हूँ?

हाँ, अगर पुराना सॉफ्टवेयर आपकी पार्टी, गाड़ी या बैलेंस की जानकारी Excel या CSV में एक्सपोर्ट कर सकता है तो वही फ़ाइल भेजें। Bilty दूसरे सॉफ्टवेयर से कनेक्ट नहीं होता, इसलिए हमारी टीम आपकी फ़ाइल से डेटा हाथ से दर्ज करती है।

क्या पुरानी LR और बिल भी लाने होंगे?

नहीं। पार्टी, गाड़ी, ड्राइवर और ओपनिंग बैलेंस लाएँ, फिर कट-ओवर तारीख से नए सिस्टम में काम करें। पुरानी LR और बिल अपने आर्काइव में रखें, क्योंकि CGST अधिनियम की धारा 36 के तहत रिकॉर्ड 72 महीने रखने होते हैं।

क्या मेरी असली शीट खो जाएगी?

नहीं। आप एक कॉपी भेजते हैं, इसलिए असली फ़ाइल आपके पास ही रहती है। असली फ़ाइल को जस का तस अपने रिकॉर्ड के लिए रखें और भेजने के लिए सिर्फ़ कॉपी इस्तेमाल करें।

बदलाव में कितना समय लगता है?

यह इस पर निर्भर है कि आपकी फ़ाइल में कितनी पार्टी, गाड़ी और ड्राइवर हैं और फ़ाइल कितनी साफ़ है। साफ़ फ़ाइल जल्दी होती है। फ़ाइल भेजते समय टीम से अंदाज़ा पूछ लें।

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Excel या पुराने सॉफ्टवेयर से ट्रांसपोर्ट सॉफ्टवेयर पर कैसे जाएँ: स्टेप-बाय-स्टेप

1. शीट और डायरी कब काम करना बंद कर देती हैं

2. तय करें क्या लाना है (और क्या पीछे छोड़ना है)

3. फ़ाइल सौंपने से पहले शीट साफ करें

4. कट-ओवर तारीख चुनें और फ़ाइल भेजें

5. बैलेंस मिलाएँ, फिर शीट बंद करें

हर कदम पर Bilty कैसे मदद करता है

पार्टी लिस्ट और ओपनिंग बैलेंस

गाड़ियाँ और ड्राइवर

आगे के लोड, LR और बिल

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कैसे होता है

1. फ़ाइल भेजें

2. हम जाँचते हैं

3. हम डेटा भरते हैं